Managementul timpului si al prioritatilor

timeless

Stil de lucru

  1. Oricat de productiv ai fi, nu vei realiza tot ce iti propui. Si asta este OK.
  2. Nu gestiona timp, gestioneaza actiuni. Concentreaza-te pe gestionarea a ceea ce ai de facut si cum sa o faci mai eficient. Nu pe programarea timpului de lucru.
  3. Inainte de a te organiza, simplifica si elimina.Tehnicile de organizare pot ajuta extraordinar, insa vor fi mereu limitate de obiceiurile proaste pe care le mentii. Intai vezi ce ai de eliminat, ce poti simplifica legat de modul in care iti folosesti timpul. Aplica notiunile de minimalism la modul in care te organizezi.
  4. NU”: Cuvantul din numai doua litere care iti va salva ziua. Invata sa spui nu. Nu mai spune da fiecarei solicitari pe care o primesti.
  5. Ordinea pe biroul de lucru inspira ordine si claritate in minte.
  6. Evolutia de pana acum sau cat mai ai de realizat? Te poti concentra pe ceea ce ai facut pana acum sau pe cit mai ai pana la idealul pe care il doresti. Prima te va umple de energie si satisfactie, a doua te va face sa te gandesti cat de departe esti si cat mai ai de lucru. Ce alegi?
  7. Multi tasking inseamna lipsa de eficienta, pe termen lung. Evita-l sau elimina-l complet.
  8. Lucreaza in secvente de timp dedicate lucrului concentrat si urmate apoi de perioade de relaxare. Poti folosi:
  • Tehnica Pomodoro – pusa la punct de Francesco Cirillo prin anii ’80 –  se bazeaza pe concentrarea efortului asupra unei sarcini, timp de 25 de minute.

Extrem de simpla, ea este utila mai ales daca nu esti obisnuit sa lucrezi concentrat pe o singura sarcina. Ce ai de facut, pe scurt:

  • Iti concentrezi atentia 25 de minute pe o singura sarcina
  • Faci 5 minute pauza
  • Reiei ciclul.

Pentru a-ti cronometra timpul poti folosi un timer manual sau un program (cum este Egg Timer, Focus Booster, Tomato Timer). Pentru Chrome poti folosi si Pomodoro Daisuki, instrument inclus in lista de instrumente online pentru productivitate.

Foloseste un instrument care sa te anunte cand s-au scurs cele 25, respectiv 5 minute si nu te uita tu la ceas cat timp a trecut. Atentia ta trebuie sa stea concentrata pe ceea ce vrei sa faci, nu pe timpul scurs.

Iar dupa patru perioade Pomodoro (25+5) mai adaugi o pauza suplimentara de 15-30 de minute.

  • Sistemul 60-60-30 al lui Peter Drucker

Derivata din lucrarile lui Peter Drucker, tehnica 60-60-30 este similara cu cea Pomodoro, cu diferenta ca acum timpul de concentrare devine dublu: 50 de minute in care ramai concentrat. Apoi 10 minute pauza.

Reiei cu alte 50 minute de concentrare, urmate de 10 minute pauza. Si apoi de o sesiune de 30 de minute de pauza.

Se preteaza la sarcinile mai complicate, unde ai nevoie sa stai o perioada lunga cu atentia inspre un singur lucru. Efortul depus este mai mare acum. Acesta este motivul pentru care dupa doua sesiuni de lucru (cele de 50 de minute), iei 30 de minute pauza – mananci, te misti putin, bei apa, te reincarci etc. Rupi complet legatura cu ce faceai inainte. Citeste si Despre decizie si eficacitate, de Peter Drucker.

  1. Creierul nu este destinat memorarii, ci rezolvarii problemelor si creativitatii. Scrie totul pe hartie, nu tine minte date.
  2. Stabileste obiective de termen lung si sarcini pe termen scurt. Pune pe hartie un plan anual si imparte-l in planuri lunare si saptamanale. E important ca planul anual sa se bazeze pe ceea e important pentru tine, pe valorile tale. Apoi duci totul in jos pana la sarcini zilnice care implementeaza planul anual pas cu pas. Priveste la un nivel mai mare, apoi pune lupa la un nivel mai mic. Si alternezi intre ele.
  3. Deleaga sarcinile la care nu te pricepi.
  4. Lucreaza la nivelul tau personal de energie, cel putin la fel de mult cat lucrezi la managementul timpului. Cu cat ai un mai bun nivel de energie, cu atat devii mai productiv. “Fii in forma” de Tony Schwartz.
  5. Un singur om poate fi responsabil pentru o sarcina. Cand exista mai multi responsabili, de obicei nimeni nu este.
  6. Cand scazi viteza, te misti mai repede. Desi nu pare asa, daca totul o ia razna cel mai bun lucru de facut este sa incetinesti din viteza.
  7. Fiecare zi sa aiba un scop al ei: seteaza un obiectiv al zilei.
  8. Pentru a-ti atinge obiectivele stabilite, trebuie sa stii intai unde te afli acum. Sau altfel spus, degeaba ai o harta (planul anual) si un drum (acele sarcini zilnice de care vorbeam mai sus), daca nu stii care e situatia ta de acum. Pentru asta e bine sa faci o revizuire lunara a evolutiei obiectivelor tale.
  9. Incepe ziua scriind o lista de sarcini. Sau scriind in agenda sarcinile zilei. Eu unul prefer listele de sarcini, ambele variante sunt insa bune. Ideea este ca primul lucru pe care il faci de dimineata (sau in seara precendeta) sa fie definirea sarcinilor zilei. Pe baza planului saptamanal si a celui lunar. Care trebuie sa vina automat din planul anual.
  10. Stabileste obiective ambitioase si in acelasi timp realiste. Nu te rezuma sa alegi “ceva” usor de facut. Viseaza, indrazneste la mai mult! Dar ai grija sa fie si tangibile in acelasi timp.

Obiceiuri

  1. Nu astepta conditiile speciale necesare pentru a incepe. Fa un plan, da-i drumul si imbunatateste din mers proiectul.
  2. Esecurile duc spre cele mai mari succese. Daca inveti din ele si nu le mai repeti, evident.
  3. Doar un singur lucru poate avea concentrarea ta maxima la un moment dat. Cand ai ceva important de facut stai concentrat doar pe acel lucru.
  4. Grijile duc la energie irosita.
  5. Timpii de deplasare pot fi cel mai bun prieten al tau. Foloseste eficient momentele cand te deplasezi. Spre exemplu eu ascult carti audio cand conduc.
  6. Lucreaza zilnic – chiar si numai putin – la obiectivele mari. Mai bine sa lucrezi cateva minute in fiecare zi, decat cateva ore uneori.
  7. Incepe cu cele mai dificile sarcini. In prima parte a zilei, cand ai cel mai inalt nivel de energie.
  8. Cand astepti la telefon sa ti se faca legatura, activeaza difuzorul telefonului sau foloseste un bluetooth. Iar pana primesti conexiunea te poti ocupa de altceva.
  9. Defineste o limita maxima pentru durata sedintelor. Iti recomand, de altfel, sa eviti sedintele. Daca poti elimina-le si inlocuieste-le cu alte modalitati de comunicare: email sau fisiere folosite impreuna online. Poti folosi gratuit platforme precum Dropbox, com, bitcasa.com, Google Drive – pentru a avea acces la ele iti deschizi cont, apoi confirmi in emailul primit de la ei prin click pe linkul din acel email, instalezi aplicatia lor si le poti utiliza.
  10. Tehnica celor doua minute: daca apare o sarcina pe care o poti rezolva in mai putin de doua minute, fa-o pe loc. Cu exceptia cazului in care ti-ar afecta serios altceva ce faceai deja.
  11. Trezeste-te dis de dimineata.

Citit

  1. Daca esti interesat de managementul timpului tau, inainte de a cumpara o carte citeste recenziile ei si vezi daca este ceea ce vrei. Nu are rost sa cumperi carti doar pentru a umple casa cu ele, fara a le citi vreodata. Si nici sa citesti carti de care nu ai nevoie.
  2. Inainte de a citi o carte, citeste  cuprinsul ei. Daca este disponibila o descriere a ei pe internet, parcurge-o rapid ca sa-ti faci idee despre cum este structurata cartea.
  3. Citeste doar ceea ce te intereseaza. O carte despre educatie financiara poate avea primele doua capitole despre istoria antreprenoriatului, incepand cu Imperiul Roman. Poate nu te intereseaza asta. Sari cele doua capitole si treci direct la partea care te intereseaza.
  4. Daca iti apartine, scrie pe carte. Subliniaza ideile importante, fa notite pe margini, transforma cartea intr-un document “viu”, care se transforma odata cu tine. Celor care au luat cartea “Arta Dezvoltarii Personale“, eu le cer sa scrie pe ea, sa o mazgaleasca, sa o faca tot mai murdara.

Managementul timpului online si pe Social Media

  1. Evita sa incepi ziua raspunzand la emailuri. Vei fi prins in capcana Reply-urilor si iti vei petrece primele ore ale zilei astfel.
  2. Nu te mai abona la newsletter-e pe care nu le vei citi. Orice newsletter este optional. Email-ul este pentru comunicare si informatii importante. Dezaboneaza-te de la toate site-urile prin email la care esti deja abonat (cu exceptia celor care sunt esentiale) si foloseste Feedly pentru a te abona la feed-ul lor. Emailul foloseste-l doar pentru comunicare si pastreaza inbox-ul curat (vezi mai jos).
  3. Inbox Zero: Practica tehnica Inbox-ului curat. Adica sa NU ai sute de mesaje necitite de ani intregi. Proceseaza fiecare mesaj: il citesti si decizi ce si daca ai ceva de facut. Verifica-ti emailul o data pe zi. Sau la doua zile. Valabil daca nu ai sarcini care necesita raspuns in 24 de ore.

944total visits,2visits today

Consiliere profesionala